「またこの人か…」繰り返し応募への正しい対処法 – 炎上しない断り方と予防策

採用活動をしていると、同じ人物から何度も応募が来るケースに遭遇することがあります。企業への強い関心の表れと好意的に受け取ることもできますが、選考の手間や管理上の課題も多く、対応に悩む採用担当者は少なくありません。

下手に断ればSNSなどで悪評を立てられる「炎上」リスクもゼロではありません。この記事では、繰り返し応募が発生する背景を理解し、企業の評判を守りながら適切に対処するための具体的な方法を、予防策まで含めて体系的に解説します。

なぜ？ 繰り返し応募が発生する4つの心理的背景

適切な対応の第一歩は、相手の状況を理解することです。繰り返し応募には、主に4つの背景が考えられます。

• 1. 強い入社意欲

  最もポジティブな理由です。応募者は貴社の商品やサービス、企業文化の熱烈なファンであり、「どうしてもこの会社で働きたい」という強い情熱を持っています。諦めきれずに、新しい求人が出るたびに応募を繰り返してしまいます。

• 2. 不採用理由が不明確

  スキル不足なのか、経験不足なのか、あるいは単にタイミングの問題だったのか。不採用の理由が分からないため、「別の職種なら通るかもしれない」「今回はタイミングが合うかもしれない」と考え、可能性を求めて再応募するケースです。

• 3. 大量応募の一環

  転職活動において、数多くの企業に機械的に応募している人もいます。この場合、応募者自身が「以前この会社に応募した」という事実を覚えていない可能性があります。応募者管理ができていないため、無自覚に繰り返してしまいます。

• 4. 応募システムの誤解

  求人サイトの仕様などで、新しい職種に応募する際に毎回新規登録が必要だと勘違いしているケースや、応募完了の通知が届かず「応募できていないのでは？」と不安に思い、何度も操作してしまう場合もあります。

炎上を防ぐための「断り方の作法」と通知文例

繰り返し応募者への対応で最も重要なのが「断り方」です。ここで対応を誤ると、企業の評判を大きく損なう可能性があります。以下の原則を守り、丁寧かつ毅然とした態度で臨みましょう。

原則1 感謝を伝え、期待を持たせない

何度目の応募であっても、まずは応募してくれたことへの感謝を伝えます。その上で、「今回はご期待に沿いかねる結果となりました」のように、期待を持たせない明確な表現で結論を伝えます。「今回は残念ながら」といった表現は、「次回なら可能性がある」と解釈される恐れがあるため避けましょう。

原則2 個別の不採用理由は伝えない

これは鉄則です。不採用の理由を具体的に伝えると、それに対する反論や議論に発展しやすく、トラブルの元になります。「選考基準に関わる内容についてはお答えできかねます」というスタンスを徹底しましょう。

そもそも繰り返し応募を防ぐための予防策

事後対応だけでなく、無駄な繰り返し応募を未然に防ぐための仕組みづくりも重要です。採用活動の効率化とトラブル防止に繋がります。